1. Cel dokumentu
Celem niniejszej Polityki jest określenie zasad zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń („sygnalistów”) w Wifama sp. z o.o., zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.
2. Zakres
Polityka dotyczy wszystkich pracowników, współpracowników, kontrahentów oraz osób świadczących usługi na rzecz spółki.
3. Co można zgłaszać
Sygnalista może zgłosić w szczególności:
- naruszenia prawa pracy,
- naruszenia przepisów BHP,
- działania korupcyjne,
- nadużycia finansowe,
- naruszenia ochrony danych osobowych,
- naruszenia prawa unijnego,
- działania nieetyczne lub sprzeczne z interesem spółki.
4. Kanały zgłoszeń
Wifama sp. z o.o. zapewnia następujące kanały zgłaszania naruszeń:
a) Zgłoszenia wewnętrzne
- adres e‑mail dedykowany zgłoszeniom: sygnalista@wifama.pl
- formularz zgłoszeniowy (papierowy lub elektroniczny)
- zgłoszenie ustne po wcześniejszym umówieniu spotkania
b) Zgłoszenia zewnętrzne
Sygnalista może zgłosić naruszenie do właściwego organu publicznego, np. UODO, PIP, prokuratury.
5. Ochrona sygnalisty
Sygnalista korzysta z ochrony, jeśli:
- działał w dobrej wierze,
- miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłaszane informacje są prawdziwe.
Zakazuje się jakichkolwiek działań odwetowych, w tym:
- zwolnienia z pracy,
- obniżenia wynagrodzenia,
- mobbingu,
- odmowy awansu,
- nieuzasadnionego przeniesienia.
6. Poufność
Administrator zapewnia pełną poufność tożsamości sygnalisty oraz osób wskazanych w zgłoszeniu. Dane są udostępniane wyłącznie osobom upoważnionym do obsługi zgłoszeń.
7. Procedura obsługi zgłoszenia
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – w ciągu 7 dni.
- Analiza zgłoszenia i podjęcie działań wyjaśniających.
- Informacja zwrotna dla sygnalisty – w ciągu 3 miesięcy.
- Dokumentowanie i archiwizacja zgłoszeń zgodnie z przepisami.
8. Przechowywanie danych
Dane związane ze zgłoszeniem przechowywane są maksymalnie 3 lata od zakończenia postępowania wyjaśniającego, chyba że przepisy wymagają dłuższego okresu.
9. Postanowienia końcowe
Polityka podlega okresowym przeglądom i aktualizacjom.
Wchodzi w życie z dniem jej ogłoszenia